Bei einem Kunden im Reha-Bereich hatten wir kürzlich das Thema „Scanvorgang automatisieren“ als Ausgangspunkt für ein Projekt. Sowohl Krankenkassenrezepte als auch bestehende Verordnungen wurden bislang eingescannt und im hauseigenen System händisch erfasst.

Aufgabenstellung: Scanvorgang automatisieren

Zur Abwicklung der Hilfsmittelbeschaffung für Kunden mussten bisher Rezepte von Hand einzeln eingescannt werden und die darauf befindlichen Daten wurden händisch abgetippt. Hier haben wir Abhilfe geschaffen.

Lösungsansatz: Scanvorgang automatisieren

Die Rezepte werden zukünftig über einen Stapelscanner in ein Verzeichnis eingescannt und von dort aus automatisch verarbeitet und erfasst werden. Dazu müssen wir die Verarbeitung in unterschiedliche Schritte unterteilen. Als erstes muss eine Reihe von Bildbearbeitungsschritten stattfinden um aus einem normalen Rezept eine schwarz-weiße maschinell lesbare Bilddatei zu generieren. Hierfür haben wir als ersten Programmschritt eine Binärisierung anhand eines dynamisch generierten Schwellenwerts (OTSU) vorgenommen um jeglichen bunten Hintergrund herauszufiltern. Die Schwierigkeit bestand darin diesen Schritt auch bei teilweise extrem schlechter Qualität des ursprünglichen Scans durchzuführen ohne zu viele Zeichen in der Bildbearbeitung zu entfernen. Im Anschluss daran haben wir die Zeilen ausgerichtet um eine möglichst hohe Erkennungsrate durchzuführen. Als letzter Bildbearbeitungsschritt wurde der Weißrand ringsum abgeschnitten, sodass sich ein in einem gewissen Rahmen weitestgehend gleich aufgebauts Zwischenprodukt ergab.

Nach der Bildoptimierung haben wir die Datei in unterschiedliche Bereiche für die weitere Verarbeitung geteilt. Die separaten OCR-Schritte haben wir detailliert auf die benötigten Bereiche und Informationen abgestimmt. Zur Erfassung der Diagnose bspw. haben wir unsere Texterkennungssoftware mit allen bisher in der Datenbank des Unternehmens hinterlegten Diagnosen im Wörterbuch „gefüttert“.
So stieg die Erkennungsrate hierbei rasant an. Zuletzt habe wir noch eine ganze Batterie von kleineren Zeichenwechseln und Validitätsprüfungen eingebaut um ein möglichst genaues und wenig fehleranfälliges Gesamtergebnis zu erzielen.

Die in den oben ausgeführten Schritten gewonnenen Daten haben wir aufbereitet und auf direktem Weg in die Datenbank unseres Kunden geschrieben, sodass sämtliche händischen Erfassungsschritte weggefallen sind. Jetzt legen Mitarbeiter nur noch die eingehenden Rezepte auf den Scanner und alle weiteren Schritte entfallen

Fazit: Zeitersparnis bei geringer Fehlerquote

Unser Kunde hat eine immense Zeitersparnis und die Fehlerquote unserer Scan-Software liegt niedriger als die der händischen Erfassung. Alles in allem war dieses Projekt eine spannende Abwechslung und ein schöner Ausflug in die Fachbereiche der automatisierten Bildbearbeitung und des OCR.
Gerne analysieren, optimieren und automatisieren wir auch Ihren Scanvorgang und steigern Ihre Effizienz bei der Verarbeitung eingehender Dokumente in Papierform.
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